Si filtra y organiza sus archivos con cuidado, puede encontrar rápidamente los documentos que está buscando. Otra ventaja es que mantiene sus carpetas ordenadas.
Si ha recibido cientos de archivos a través de Microsoft Teams y no tenía un plan claro para empezar, las cosas pueden parecer un poco desorganizadas ahora. A menudo, los usuarios se sienten abrumados con la tarea de organizar sus archivos. Por lo tanto, prefieren moverlos una y otra vez. Organizar sus archivos puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, pero los beneficios bien merecen el esfuerzo.
Para facilitarte todo el proceso, hemos creado esta guía. Le brindaremos una serie de consejos y trucos útiles para ayudarlo a organizar mejor sus archivos de MS Teams.
Mejores prácticas para organizar sus archivos en equipos de MS
Seleccione su principal servicio de almacenamiento en la nube
Microsoft Teams utiliza varios servicios de almacenamiento para almacenar sus archivos y documentos. De forma predeterminada, sus archivos se guardan en OneDrive y SharePoint. Los archivos que ha compartido en subprocesos de equipo se almacenan en SharePoint. Todos los archivos que intercambia en los chats se almacenan en OneDrive.
Pero también puede agregar manualmente un servicio de almacenamiento en la nube con el que ya esté familiarizado.
Sincronizar archivos con OneDrive
Recomendamos utilizar el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft para almacenar archivos del equipo. Ambos servicios fueron desarrollados por Microsoft y no existen problemas de integración o compatibilidad entre ellos.
Al sincronizar los archivos de su equipo con OneDrive, puede acceder a ellos directamente desde el Explorador de archivos. En otras palabras, ya no tiene que abrir equipos para ver estos archivos.
Crea carpetas específicas
Independientemente del servicio de almacenamiento en la nube que utilice para almacenar los archivos de su equipo, es importante crear carpetas específicas. Luego agregue todos sus archivos a las carpetas correspondientes. Lo más importante es decidirse por una estructura y ceñirse a ella.
Por ejemplo, puede crear una carpeta separada para cada persona con la que interactúa con frecuencia. Y guarde los archivos que recibió de ellos en la carpeta correspondiente. O puede utilizar nombres descriptivos para sus archivos, p. Ej. B. Informes, contratos, tareas, marketing, finanzas, presentaciones, etc.
También puede organizar sus carpetas por proyecto, cliente, fecha, fecha límite, etc.
Utilice nombres de canales únicos y específicos
Todos los archivos relacionados con los equipos se almacenan en SharePoint. Cada vez que crea un nuevo equipo en Microsoft Teams, se crea automáticamente un nuevo sitio de grupo de SharePoint. Cuando crea un canal, SharePoint crea automáticamente una nueva biblioteca de documentos para ese canal.
La biblioteca lleva el nombre del canal. Así que asegúrese de elegir nombres de canales específicos para evitar ambigüedades.
Usa los filtros de archivos
Microsoft Teams tiene varios filtros que puede usar para enumerar sus archivos en un orden específico. Por ejemplo, puede enumerar los archivos en orden cronológico. O puede filtrarlos por el nombre de la persona que los cambió.
Pin la parte superior
También puede fijar un archivo en la parte superior. Esta función le permite marcar archivos que son muy importantes o urgentes. De esa forma, sabrá exactamente dónde encontrar ese archivo.
Primero debe resaltar el archivo y luego hacer clic en Pin la parte superior Posibilidad.
Consejos rápidos para ayudar a organizar sus archivos correctamente
- No guarde sus archivos en su escritorio. Un escritorio abarrotado parece confuso y genera ruido visual.
- Guarde sus archivos tan pronto como los reciba. No espere hasta tener 50 archivos para organizar. Colóquelos en la carpeta correcta tan pronto como los reciba.
- Utilice nombres claros y descriptivos para sus archivos. Usar nombres genéricos como «archivos», «documentos», «cosas» no ayuda en absoluto.
¿Qué consejos y trucos utiliza para organizar sus archivos de Microsoft Teams? Compártelos en los comentarios a continuación.
